As Reuniões são feitas para resolverem problemas, verificar como está o andamento do projeto, discutir novas idéias e diversos outros assuntos que precisam ser discutidos com os líderes e colaboradores.

Mas muitas vezes a reunião acaba se tornando chata, cansativa e ineficaz por não ter organização, controle e regras apropriadas. A seguir alguns itens para deixar sua reunião mais produtiva, criativa, motivadora e eficaz, fazendo com que as pessoas se sintam mais a vontade em dar sua opinião e enxerguem a reunião como um fator extremamente essencial e não como “perda de tempo”, como muitos dizem.

Reunião Obrigatória

A reunião deve ter participação de todos os responsáveis pelo projeto, mesmo aqueles mais tímidos e quietos devem participar, pois podem contribuir de maneira interessante, ajudando-os também na arte de falar em público. O Empreendedor deve ser delicado, mas firme ao avisar os funcionários que a presença é obrigatória.

Pauta da Reunião

Preparar uma pauta clara com os tópicos que serão tratados durante a reunião, estabelecendo o tempo de tratamento de cada tópico, é o primeiro passo para um bom planejamento. A pauta deverá ser enviada com antecedência (Recomendamos 48h antes) a todas as pessoas envolvidas, informando a data, local, horário de início e término. O envio da pauta com antecedência é muito importante, pois os envolvidos têm tempo suficiente para se preparar.

Participação de Todos

A reunião tem que ter a participação de todos os integrantes, motivando-os a opinar e propor idéias, contribuindo assim com a tomada de decisões. É fundamental escutar a todos, para se ter diferentes opiniões e pontos de vista.

Lista de itens práticos a serem praticados durante a reunião

  • Comece a reunião com uma breve explicação do motivo da reunião.
  • Anote tudo que for relevante do que está sendo discutido;
  • Não interrompa quando outra pessoa estiver falando;
  • Controle o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação.
  • Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente;
  • Ouça atentamente a todos os participantes;
  • Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute;
  • Analise as soluções propostas;
  • Depois que o assunto for discutido, faça um resumo final com as soluções definidas. Cada tarefa ou solução terá um responsável e um prazo de entrega.
  • Nomeie uma pessoa encarregada de verificar se a solução foi implementada corretamente e no tempo previsto;
  • Intervenha quando alguém estiver falando muito ou com muita freqüência. Lembre-o: “O assunto que estamos discutindo é… Por favor, não se afaste do assunto”;

Dê uma Resposta sobre a Reunião, e recompense quem teve a melhor Solução.

Ao final da reunião, comente sobre o que achou das soluções propostas, da participação do grupo, das discussões produtivas e da importância que essa reunião teve para a empresa.

Recompense com um pequeno prêmio a pessoa que teve a principal solução para o problema, ou a idéia mais brilhante nessa reunião. Isso demonstra o reconhecimento do funcionário e motiva a pessoa e todo o grupo, incentivando a cada vez mais buscar soluções melhores e idéias inovadoras.

Modelo Básico para Ata de Reunião

Disponibilizei um modelo simples, fique livre para editar e adicionar campos:  Download

Acredito que com essas dicas você terá uma reunião produtiva, criativa e muito eficaz.

E você, como faz suas reuniões? Tem alguma coisa que faz diferente, que poderia ser incluído nessa lista?

[Update: 28/09/2009] Veja que interessante essa entrevista de Christian Barbosa do blog Mais Tempo para a rádio CBN

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